Aanpassing klokkenluidersregeling i.v.m. invoering Wet bescherming klokkenluiders

1. Wetswijziging met betrekking tot klokkenluiders

Iedere werkgever waar in de regel ten minste 50 personen werkzaam zijn is op grond van de Wet Huis voor Klokkenluiders verplicht om een klokkenluidersregeling te hebben. Hierin moet de procedure voor het melden van vermoedelijke misstanden worden geregeld.

Per 18 februari 2023 is de naam van deze wet gewijzigd in de Wet bescherming klokkenluiders, hebben melders van misstanden meer rechten gekregen en zullen werkgevers de bestaande klokkenluidersregeling moeten aanpassen.

Dit zijn de hoofdlijnen van de nieuwe wetgeving:

Meer werkgevers worden verplicht om een klokkenluidersregeling te hebben

Een klokkenluidersregeling is verplicht voor werkgevers waar 50 of meer personen werkzaam zijn. Naast de werknemers in arbeidsrechtelijke zin, tellen nu ook ZZP-ers, stagiairs en bijvoorbeeld vrijwilligers  mee om te bepalen of er 50 of meer personen werkzaam zijn bij de werkgever. Meer werkgevers zullen dus verplicht zijn om een klokkenluidersregeling in te voeren.

Begrip “misstand” wordt uitgebreid
De essentie van de wet is dat melders van vermoedelijke “misstanden” beschermd worden. In de nieuwe wet is het begrip misstand verduidelijkt.

Voorheen konden alleen bestaande vermoedelijke misstanden worden gemeld. Nu kunnen ook dreigende misstanden worden gemeld.

In de wet is nu ook een definitie van “misstand” opgenomen. De definitie is helaas niet echt kort en bondig. Kort gezegd is volgens de wet sprake van een misstand als sprake is van een (dreigende):

  • schending van EU-recht (wat hieronder wordt verstaan is ook gedefinieerd, maar laat ik hier buiten beschouwing), of
  • handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
    • een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of
    • een schending of een gevaar voor schending van van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld
    • een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten

Een element van een misstand is dus een handeling of nalatigheid waarbij het “maatschappelijk belang” in het geding is. Volgens de wet is het maatschappelijk belang in ieder geval in het geding als de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.

Directe externe melding mogelijk
Het is nu voor een melder mogelijk om direct een externe melding te doen bij bijvoorbeeld het
Huis voor Klokkenluiders. Voor invoering van de nieuwe wet moest een melder eerst een interne melding doen.

Strenger verbod op benadeling van de melder
Melders mogen vanwege de melding niet benadeeld worden. De reikwijdte van het begrip benadeling is in de nieuwe wet uitgebreid.

Bijvoorbeeld het intimideren of pesten van de melders wordt als een benadeling gekwalificeerd. Zelfs het dreigen met benadeling of het proberen een melder te benadelen vanwege de melding, wordt als benadeling gekwalificeerd.

In de wet is nu ook op genomen dat bijvoorbeeld familieleden van de melders, of andere personen die de melder bijstaan, niet benadeeld mogen worden.

Omkering bewijslast bij benadeling
Als sprake is van benadeling (bijvoorbeeld een overplaatsing, of negatieve beoordeling), is het uitgangspunt dat de benadeling het gevolg is van de melding. De werkgever moet dan bewijzen dat de benadeling geen verband houdt met de melding.

Aanpassing bestaande klokkenluidersregeling
In de nieuwe wet zijn aanvullende voorschriften opgenomen voor de klokkenluidersregeling. Als een werkgever al een klokkenluidersregeling heeft, moet deze daarom worden aangepast. De wijzigingen die nodig zijn staan hieronder onder 2 beschreven.

Het niet op orde hebben van de klokkenluidersregeling kan in een gerechtelijke procedure over bijvoorbeeld de vraag of een werknemer is benadeeld door een melding, in het nadeel van de werkgever worden uitgelegd. Mogelijk kan dit zelfs een grond voor betaling van schadevergoeding opleveren.

De kans is verder aanwezig dat als de klokkenluidersregeling niet op orde is, een melder er eerder voor kiest om een externe melding te doen, in plaats van het eerst volgen van de interne meldingsprocedure. Dit kan sneller leiden tot reputatieschade bij de werkgever.

Als er geen klokkenluidersregeling is, terwijl daar wel de wettelijke verplichting voor bestaat, kunnen belanghebbenden de kantonrechter verzoeken om de werkgever te verplichten alsnog een klokkenluidersregeling op te stellen. Het spreekt voor zich dat dergelijke procedures zoveel mogelijk voorkomen moeten worden.

Verder is het de verwachting dat op termijn het Huis voor Klokkenluiders de mogelijkheid krijgt om sancties op te leggen aan werkgevers (zoals een dwangsom of een boete), als in strijd met de nieuwe wet wordt gehandeld. Vandaar dat het dus van belang is om de klokkenluidersregeling nu alvast op orde te hebben. Overigens is op dit moment nog niet duidelijk wanneer het gedeelte van de wet dat ziet op deze sanctiemogelijkheden in werking treedt.

2. Aanpassingen klokkenluidersregeling en bijkomende formaliteiten

Naar aanleiding van de wetswijziging moet de klokkenluidersregeling als volgt worden aangepast:

In de regeling moet worden opgenomen dat meldingen zowel mondeling, telefonisch, als schriftelijk kunnen plaatsvinden.

Ook moet worden opgenomen dat er binnen 7 dagen na de melding een ontvangstbevestiging wordt afgegeven.

Verder moet worden vastgelegd dat binnen ten hoogste 3 maanden na de ontvangstbevestiging inhoudelijk wordt bericht over de beoordeling en voor zover van toepassing, de opvolging van de melding.

Iedereen die betrokken is bij de melding of het onderzoek naar de melding, dient alle in dat kader ontvangen informatie die vertrouwelijk is (zoals bijvoorbeeld de naam van de melder), geheim te houden. Alhoewel deze verplichting al volgt uit de wet is het aan te raden dit nog eens expliciet te vermelden in bijvoorbeeld de klokkenluidersregeling.

De werkgever is verplicht om de klokkenluidersregeling aan alle werknemers (hieronder vallen bijvoorbeeld dus ook ZZP-ers en stagiaires) bekend te maken. Ook moet de werkgever alle werknemers informeren over de vraag hoe een vermoeden van een misstand, extern gemeld kan worden en moet worden vermeld welke rechtsbescherming een werknemer heeft die een melding doet.

Werkgevers moeten verder een register bijhouden waarin de meldingen worden geregistreerd. Telefonische of anderszins via een spraakberichtensysteem gedane meldingen, moeten worden opgenomen of schriftelijk worden uitgewerkt. Voor het opnemen van dergelijke meldingen moet dan wel toestemming worden verkregen van de melder. Als er in plaats van een opname een transcript van de melding wordt opgesteld, moet het transcript door de melder worden goedgekeurd.

3. Aandachtspunten

Werkgevers met 250 of meer werknemers in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders (hierbij tellen bijvoorbeeld dus ook ZZP-ers, stagiaires en vrijwilligers mee), moeten de klokkenluidersregeling nu al aanpassen aan de nieuwe wet. Werknemers met tussen de 50 en 249 werknemers moeten de klokkenluidersregeling uiterlijk per 17 december 2023 hebben aangepast.

Als er bij de onderneming een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is ingesteld, dient de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging eerst akkoord te gaan met de aangepaste procedure voor klokkenluiders, voordat deze kan worden ingevoerd.

Als er geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is ingesteld en de werkgever daartoe ook niet verplicht, maar toch de verplichting bestaat om een klokkenluidersregeling in te voeren, dan dient ten minste de helft de werknemers akkoord te gaan met de klokkenluidersregeling. Als in een toepasselijke cao hieromtrent al een regeling is opgenomen, is een akkoord niet noodzakelijk.

4. Vragen

Vragen over de nieuwe wetgeving? Ik beantwoord ze graag. Neem contact op via pgerritsen@kernadvocatuur.nl of 020 – 334 26 19.