AvA, de algemene vergadering van aandeelhouders bij de B.V. Tips.

De algemene vergadering van aandeelhouders of de AvA is een belangrijk orgaan binnen de besloten vennootschap of de B.V. en de wet kent aan de AvA diverse bevoegdheden toe zoals het besluiten tot statutenwijziging of ontbinding tot het benoemen en ontslaan van bestuurders. De bevoegdheid tot het besturen (dagelijks beleid en strategie) van de B.V. is echter voorbehouden aan het bestuur van de vennootschap. Verschillen van inzicht tussen de aandeelhouders en/of het bestuur over bijvoorbeeld de strategie en het beleid van het bestuur, maar ook bijvoorbeeld over het al dan niet reserveren van winst in plaats van het uitkeren van dividend worden vaak ‘uitgevochten’ in de AvA. Zeker in situaties waarbij er minderheids- en meerderheidsaandeelhouders zijn, is het zaak om de regels rondom de AvA in acht te nemen. Niet-naleving kan namelijk leiden tot nietigheid of vernietigbaarheid van besluiten die in de AvA genomen zijn. Hieronder enkele (niet limitatieve) tips:

  1. Zorg voor of controleer de correcte bijeenroeping van de AvA. Bij de B.V. zijn het bestuur en de raad van commissarissen (RvC) bevoegd tot het bijeenroepen van de AvA. Raadpleeg altijd de statuten, deze kunnen de bevoegdheid tot bijeenroeping namelijk ook aan anderen hebben toegekend;
  2. Tenzij de statuten anders bepalen, kan een individuele bestuurder geen AvA bijeenroepen. Bijeenroepen van een AvA, is geen vertegenwoordiging van de vennootschap;
  3. Minderheidsaandeelhouders (alleen of gezamenlijk ten minste 1/100 van het geplaatste kapitaal) kunnen aan het bestuur en de RvC verzoeken een AvA bijeen te roepen. Indien zij hier niet aan voldoen kunnen deze aandeelhouders door de rechter worden gemachtigd om de AvA bijeen te roepen;
  4. Zorg voor een correcte oproepingsbrief; gericht aan de adressen van de aandeelhouders en de overige vergadergerechtigden (certificaathouders met vergaderrecht, pandhouders en/of vruchtgebruikers met stemrecht of indien statutair bepaald) zoals deze staan vermeld in het aandeelhoudersregister. Vermeldt in de oproepingsbrief de te behandelen onderwerpen, doe dit beknopt maar wel duidelijk;
  5. Zorg ervoor dat de oproepingsbrief de aandeelhouder(s) daadwerkelijk heeft bereikt (gaat om het moment van ontvangst en niet om moment van verzenden). Als het adres dat staat vemeld in het aandeelhoudersregister niet meer juist is omdat de aandeelhouder is verhuisd en het nieuwe adres is bekend, stuur de brief dan ook naar dat nieuwe adres;
  6. Bestuurders en commissarissen moeten ook worden opgeroepen. Zij hebben een zogenoemde raadgevende stem in de AvA;
  7. Let op de oproepingstermijn. Deze is sinds 1 oktober 2012 (Flex BV) acht dagen. Tussen de dag van de oproeping en de AvA dient tenminste 7 dagen te liggen. Let op: de statuten kunnen echter een andere (d.w.z. langere) termijn bevatten;
  8. Waar wordt de AvA gehouden? Dit kan zijn bepaald in de statuten (dit kan overigens ook een plaats buiten Nederland zijn indien statuten dit bepalen) of anders wordt de AvA gehouden in de gemeente van de statutaire zetel. Indien de AvA elders wordt gehouden dan kan dit alleen als alle vergadergerechtigden daarmee hebben ingestemd en de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen;
  9. Vergadergerechtigden mogen zich in een AvA altijd laten bijstaan door een advocaat, notaris, kandidaat-notaris, registeraccountant of accountantadministratieconsulent;
  10. Raadpleeg de statuten voor het procedureverloop tijdens de AvA. Wie is de voorzitter, wie is de secretaris/notulist, etc.?

Zeker in conflictsituaties, maar ook indien er geen sprake is van een (dreigend) conflict binnen de vennootschap (tussen groepen aandeelhouders en/of bestuur) is het zaak bij een AvA goed beslagen ten ijs te komen. Om nietigheid of vernietigbaarheid van besluiten die zijn genomen in een AvA te voorkomen, is het bijvoorbeeld cruciaal dat de betreffende procedureregels rondom het bijeenkomen en oproepen van de AvA worden nageleefd. Hierboven staan alvast enkele opgesomd. Omdat echter niet elke situatie hetzelfde is, verdient het aanbeveling om voorafgaand aan een AvA goed te (laten) controleren of er voldaan is aan de geldende wettelijke of statutaire vereisten.

Heeft u vragen over de AvA of heeft u andere ondernemingsrechtelijke vragen, neem dan contact op met Peter Keegstra tel.: 020-334 26 19 / e-mail: pkeegstra@kernadvocatuur.nl