De tijdelijke wet COVID-19 justitie en veiligheid is verlengd van 1 december 2020 tot 1 februari 2021 (https://www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/35434_tijdelijke_wet_covid_19). Deze tijdelijke wet of spoedwet maakt het mogelijk om een digitale AvA te houden voor B.V.’s en N.V’s. Zonder deze spoedwet zou het houden van een digitale of elektronische AvA alleen mogelijk zijn indien de statuten daarin voorzien. Veel (standaard) statuten voorzien niet in deze mogelijkheid. De spoedwet stelt wel enkele voorwaarden aan de digitale AvA.
Zo moet het bestuur bij de oproeping van de AvA aangeven dat de AvA alleen toegankelijk is langs elektronische weg. De digitale AvA moet voor alle aandeelhouders elektronisch zijn te volgen. Uiterlijk tot 72 uur voorafgaande aan de AvA zijn de aandeelhouders in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch (via e-mail) vragen te stellen over de geagendeerde onderwerpen. Deze vragen worden uiterlijk tijdens de digitale AvA beantwoord en de antwoorden moeten of op de website van de vennootschap worden geplaatst of elektronisch toegankelijk gemaakt worden voor alle aandeelhouders. Het bestuur moet ervoor zorgen dat er tijdens de digitale AvA langs elektronische weg nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit gelet op bepaalde omstandigheden niet redelijk zou zijn.
Ook regelt de spoedwet dat het bestuur kan bepalen dat iedere aandeelhouder langs elektronische weg aan de AvA kan deelnemen, daarin het woord kan voeren en kan stemmen. Het bestuur kan ook bepalen dat er uitsluitend elektronisch kan worden gestemd.
Deze tijdelijke voorzieningen die het houden van digitale AvA’s mogelijk maken, ook al voorzien de statuten daar niet in, vervallen op 1 februari 2021. Afhankelijk van de ontwikkelingen van de Corona pandemie, is een verlenging echter niet uit te sluiten.
Voor algemene verplichtingen en regels aangaande de bijeenroeping van een AvA, zie ‘AvA, de algemene vergadering van aandeelhouders bij de B.V. Tips‘.
Heeft u vragen of opmerkingen over AvA’s, neem dan contact op met Peter Keegstra (https://www.kernadvocatuur.nl/contact/) of (pkeegstra@kernadvocatuur.nl). Peter Keegstra is partner bij KERN Advocatuur en is gespecialiseerd in corporate litigation en ondernemingsrecht.